Gestão Documental

O PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL NA SEÇÃO JUDICIÁRIA DO ESPÍRITO SANTO

A Seção Judiciária do Espírito Santo vem desenvolvendo o seu Programa de Gestão Documental com base nas resoluções do Conselho da Justiça Federal – CJF números 217, de 1999; 359 e 393 de 2004.

Por gestão de documentos compreende-se o controle dos procedimentos que regem a criação, a manutenção, a utilização e os prazos de conservação dos documentos que são gerados pelas instituições públicas ou privadas no exercício das suas atividades, bem como seu encaminhamento final para conservação permanente ou descarte.

O Programa constitui-se em um conjunto de políticas institucionais definidas, que privilegiam a preservação da documentação considerada histórica, com o objetivo de racionalizar o ciclo documental, isto é, a produção ordenada; a tramitação segura; a localização rápida e precisa; e a eliminação sistemática dos documentos que já perderam a sua importância para a instituição.

Todas as unidades administrativas e cartorárias participam do programa. Elas são responsáveis pela classificação dos documentos que produzem; pelo controle da temporalidade dos documentos arquivados provisoriamente em suas dependências; pela remessa sistemática dos seus documentos à Seção de Arquivo, devidamente classificados, com base no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Documental da Justiça Federal. – PCTT, quando se tratar dos documentos administrativos ou com base nos critérios relativos à gestão dos processos judiciais transitados em julgado.

RESOLUÇÕES

Resoluções números 217, de 1999; 359 e 393 de 2004, do Conselho da Justiça Federal.

O Edital de Eliminação de Documentos e Processos Administrativos da SJES já está disponível na página da Justiça Federal do Espírito Santo, na internet (www.jfes.jus.br), no ícone “Gestão Documental” e nos murais dos prédios desta Seção Judiciária. Os interessados terão prazo até o dia 07/04/2008 para analisar os termos do edital e a listagem dos documentos e processos administrativos a serem eliminados e, sendo o caso, requerer a guarda de documento ou processo. Segundo a Diretora do Núcleo de Apoio Judiciário e também Coordenadora do Grupo, Vera Ely Massariol, “o trabalho de organização, avaliação e classificação dos documentos e processos administrativos que resultou neste 1º Edital de Eliminação é fruto de uma ação conjunta entre a Direção do Foro, o Grupo de Avaliação e Gestão Documental, a Secretaria Geral, os Cartórios, os Núcleos e as Seções do Administrativo”. Vera Ely destaca que “a eliminação de documentos e processos é uma das etapas da Gestão Documental, que acaba se realçando dentre as demais porque impacta diretamente na liberação de espaço físico, necessidade cada vez maior em virtude do crescimento no volume de processos e documentos gerados diariamente nas instituições do Poder Judiciário. Ainda, segundo a Diretora, “os documentos e processos administrativos eliminados neste 1º Edital proporcionarão a liberação de uma área de 5,40 m2 ou 81,40 metros lineares”. A Gestão Documental está amparada nas Resoluções números 217, de 1999; 359 e 393 de 2004, do Conselho da Justiça Federal e tem como objetivo principal a preservação da memória da instituição.

EDITAIS